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Backup von Arbeitsdateien in Word

Tyll ~ #60

Die Arbeit an Publikationen oder anderen wichtigen Dokumenten bringt es mit sich, dass man in regelmäßigen Abständen (manchmal mehrmals täglich) Backups von den betreffenden Dateien anlegt.

Um diese Sicherung zu erleichtern habe ich ein kleines Word-Makro geschrieben, das auf Knopfdruck so ein Backup der aktuell bearbeiteten Datei erstellt: Wenn man zum Beispiel gerade die Datei AB145_AufElfenpfaden.rtf geöffnet hat, wird bei Aufruf des Skripts unter dem Namen AB145_AufElfenpfaden_20060901_2205.rtf eine identische Kopie gespeichert (Datum und Uhrzeit sind natürlich die jeweils aktuellen). Man kann währenddessen ganz normal an der Originaldatei weiterarbeiten.

Das erforderliche Skript soll hier gar nicht Thema sein, ich verlinke es hier zunächst nur:

Im folgenden erkläre ich aber, wie man das Makro ‘installiert’ und wie man sich in Word einen Knopf anlegt, der das Makro laufen lässt.

Speichern des Makros in der Normal.dot

Damit Word jederzeit auf das Makro zugreifen kann, muss es in der Datei Normal.dot gespeichert werden, die alle Formate und Einstellungen enthält, die aktiviert werden, sobald man ein neues Word-Dokument öffnet. Wo die Datei liegt, braucht man nicht zu wissen. Ihr geht einfach nach folgenden Schritten vor:

  1. Word öffnen und Alt + F11 drücken. Es öffnet sich die interne VBA-Entwicklungsumgebung.

  2. Links müsste ein Bereich sein, der mit “Projekt” überschrieben ist. Wenn nicht, drücke Strg + R, das öffnet den Projekt-Explorer. Darin steht ein Eintrag “Normal”, darauf einmal bitte mit der rechten Maustaste klicken.

  3. Im sich öffnenden Menü gehe auf “Einfügen” und dann “Modul”. Es wird ein neues Makromodul im Hauptfenster geöffnet, das normalerweise automatisch “Modul1” genannt wird.

  4. In das Modul wird der oben verlinkte Makro-Inhalt kopiert (einfach per Copy&Paste aus dem Browserfenster oder aus der Textdatei, wenn ihr sie heruntergeladen habt).

  5. Mit F4 wird das Fenster Eigenschaften geöffnet (falls es nicht schon offen ist), dort steht ein Eintrag “(Name)” (mit den Klammern) — im Feld rechts daneben benennt ihr das Makro von “Modul1” in “BackupKopieAnlegen” um. (Der Name ist völlig egal, aber eine vernünftige Benennung macht Sinn, damit man das Makro ggf. leicht wiederfindet.)

  6. Nun einmal im Menü “Datei / Normal speichern” klicken, damit die Formatvorlage mit Makro gespeichert wird. Dann ebenfalls im Menü “Datei” die Option “Schließen und zurück zu Microsoft Word” klicken. Das wars.

Anlegen eines Knopfes für das Makro in den Word-Symbolleisten

Um schnelle Backups machen zu können, bietet sich ein Knopf oder Button an. So legt man den an:

  1. Gehe unter Word im Menü “Extras” auf “Anpassen”. Im erscheinenden Dialog auf den Reiter “Befehle” und in der Liste “Kategorien” auf den Eintrag “Makros”.

  2. Wähle in der Liste rechts den Eintrag “Normal.BackupKopieAnlegen.MAIN” aus. Mit gedrückter linker Maustaste kann man diesen Eintrag einfach in eine sichtbare Symbolleiste ziehen und dort ablegen — zum Beispiel nach ganz oben links neben das Symbol für “Speichern” (die kleine Diskette).

  3. Hat man das gemacht, klickt man mit der rechten Maustaste auf den Eintrag, der noch sehr lang und sperrig daherkommt. Im Feld “Name” kann man die Knopfaufschrift beliebig editieren, zum Beispiel zu “Backup!”.

  4. Danach den “Anpassen”-Dialog wieder schließen und der Knopf bleibt an seinem Platz um sich hoffentlich zukünftig nützlich zu machen. :)

Erstmal testen

Am besten ist es, erst einmal eine Dummy-Datei mit beliebigem Inhalt zu erstellen und unter beliebigem Namen abzuspeichern. Dann den Backup-Knopf drücken, während die Datei geöffnet ist und nachschauen: Im selben Verzeichnis sollte die Backup-Kopie erstellt worden sein.

Noch ein paar Hinweise

  • Das Makro wurde nur unter Word 2000 auf Windows XP getestet. Es ist unwahrscheinlich, aber möglich, dass es unter neueren Word-Versionen nicht funktioniert. Unter älteren Word-Versionen wird es garantiert nicht laufen.

  • Vor dem Backup der Arbeitsdatei sollte diese gespeichert werden, denn das Backup wird nicht vom aktuellen Stand der Datei angelegt, sondern vom zuletzt gespeicherten.

01.09.2006 ~ Druckansicht ~ Eingeordnet in: Windfeders Werkbank


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Kommentare

4 Beiträge. Aktuellster Beitrag ↓

Magister Kharmal

02.09.2006, 00:24 Uhr ~ #1

Ich bin begeistert! Endlich ein einfaches System, mit dem ich die leidige Aus-versehen-Überspeicherung einer bearbeiteten Datei vermeide ...


Kronosjian

02.09.2006, 00:44 Uhr ~ #2

Jaja, die Word-Makros sind schon was feines, wenn man sie mal beherrscht (daran hapert es noch mitunter). Ich nutze die DInger immer um Formatierungsautomatismen durchzuführen, wenn ich bspw. ICQ-Mitschnitte in vernünftig lesbare Textdateien ändern möchte.

Die Sicherungskopien hier werde ich mir auch mal anschauen auch wenn sich bei mir der Bedarf noch nicht so ergeben hat.


Robak

02.09.2006, 13:41 Uhr ~ #3

Sicherlich für Wordbenutzer äußerst nützlich aber ich ziehe OpenOffice vor.

Allerdings habe ich da auch gerade ein tolles Tool gefunden.

mit Writer2LaTeX kann man OpenOffice Dukumente in LaTeX Eingabefiles konvertieren.

Gruß Robak


Krisse

02.09.2006, 15:31 Uhr ~ #4

Hey, die Ideenschmiede Tyll ist einfach klasse :-)

Habs grad unter Office 2003 probiert und es läuft einwandfrei.

MfG Krisse


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